Digitalt regnskab: Erhvervsstyrelsens to spor for bogføringssystemer

To spor: registrerede standard-systemer og ikke-registrerede systemer

Erhvervsstyrelsen stiller krav til digitalt regnskab og digital bogføring ad to spor. Registrerede digitale standardbogføringssystemer skal være godkendt og registreret hos Erhvervsstyrelsen. Ikke-registrerede digitale bogføringssystemer skal opfylde særlige tekniske krav til registrering og opbevaring, IT-sikkerhed og sikkerhedskopiering.

Kravene afhænger af typen af digitalt bogføringssystem. Registrerede digitale standardbogføringssystemer har styrelsen kontrolleret og registreret. Ikke-registrerede systemer er typisk specialudviklede løsninger, hvor virksomheden selv skal sikre, at systemet opfylder de tekniske krav i bekendtgørelsen.

De særlige tekniske krav kan opregnes i fire områder: registrering, opbevaring, IT-sikkerhed og sikkerhedskopiering. Det er de fire områder, bekendtgørelsen stiller krav inden for.

Bogføringsloven stiller krav til bogføringens indhold. Transaktioner skal registreres løbende, og hver postering skal kunne dokumenteres med et bilag. Bogføringspligten omfatter desuden en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer.

Kravene handler om bogføringen og systemet: hvor transaktioner registreres, og hvor regnskabsmaterialet opbevares. Kravene til selve årsrapportens indhold følger af årsregnskabsloven.

Årsregnskabsloven har alligevel direkte betydning. Årsregnskabspligten efter lovens § 3, stk. 1, afgør, hvornår kravet om digital bogføring slår ind for virksomheder med et ikke-registreret system.

Lovgrundlaget omfatter bogføringsloven. For ikke-registrerede digitale bogføringssystemer gælder bekendtgørelsen om krav til virksomheders digitale bogføringssystemer, der ikke er registreret efter bogføringsloven (BEK nr. 205 af 29/02/2024). Bekendtgørelsens kapitel 1 fastsætter tidspunktet for indførsel af kravet om digital bogføring, og kapitel 2 indeholder definitionerne.

For ikke-registrerede systemer er de fire kravområder ikke en valgfri liste. Systemet skal opfylde de særlige tekniske krav til registrering og opbevaring, IT-sikkerhed og sikkerhedskopiering.

Kravene til digitalt regnskab i denne sammenhæng retter sig mod digital bogføring. Årsrapportens indhold følger årsregnskabsloven, mens system- og bogføringskravene følger bogføringsloven.

Registrerede vs. ikke-registrerede digitale bogføringssystemer

Registrerede standardbogføringssystemer: fortegnelsen og godkendelsen

Alle digitale standardbogføringssystemer skal være registrerede hos Erhvervsstyrelsen.

Erhvervsstyrelsens kontrol handler om, hvorvidt systemet lever op til lovkravene efter bogføringsloven. Står systemet på fortegnelsen, kan virksomheden være sikker på, at det opfylder kravene.

Et registreret bogføringssystem er et digitalt bogføringssystem, som Erhvervsstyrelsen har kontrolleret for, om det lever op til lovkravene. Alle registrerede systemer fremgår af fortegnelsen over registrerede bogføringssystemer.

Digitale bogføringssystemer skal understøtte automatisering, standardkontoplan, SAF-T og en standardfil til datadeling. Det gælder også de registrerede standardbogføringssystemer.

Fortegnelsen er et praktisk kontrolpunkt: Står systemet på listen, opfylder det kravene efter bogføringsloven. Systemerne er listet i tilfældig rækkefølge, så placeringen siger intet om indbyrdes kvalitet. Du kan se på listen, om et system er registreret. For registrerede standard-systemer gælder kravet fra 1. juli 2024.

Fortegnelsen findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside. Den hedder Fortegnelse over registrerede bogføringssystemer.

Ikke-registrerede systemer: de tekniske krav

Bruger virksomheden et digitalt bogføringssystem uden registrering efter bogføringsloven, skal systemet opfylde særlige tekniske krav til registrering og opbevaring, IT-sikkerhed og sikkerhedskopiering. Kravene omfatter blandt andet, hvordan transaktioner registreres, hvor og hvordan regnskabsmaterialet opbevares, hvordan IT-sikkerheden håndteres, og hvordan sikkerhedskopieringen foregår. Regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år.

Registreringskravet har et konkret indhold. Man skal kunne følge en post fra bilag til regnskab og tilbage, og det skal kunne kontrolleres, at registreringerne er fuldstændige.

Opbevaringskravet er tidsbestemt. Regnskabsmateriale skal opbevares i mindst 5 år efter udløbet af det regnskabsår, materialet vedrører.

Et regneark opfylder ikke kravet om et digitalt bogføringssystem. Det sikrer hverken transaktionsspor eller automatisk sikkerhedskopiering.

Erhvervsstyrelsens vejledning om ikke-registrerede digitale bogføringssystemer supplerer bogføringsloven og bekendtgørelsen med detaljerede gennemgange af bestemmelserne. Vejledningen giver også forslag til implementering og beskriver fortolkninger og begreber på et generelt og emnebaseret niveau.

Kapitel 2 i bekendtgørelsen indeholder en række definitioner, blandt andet af bilag, regnskabsmateriale og digitalt bogføringssystem. Definitionerne er udgangspunktet for at vurdere, om et konkret system og en konkret arbejdsgang lever op til kravene.

Registreringskravet knytter sig til transaktioner, og opbevaringskravet knytter sig til regnskabsmaterialet. Begge begreber er defineret i bekendtgørelsens kapitel 2.

Opbevaring og behandling af persondata er også et aftalespørgsmål. Almindelige forretningsbetingelser for revisor og bogfører tager stilling til, om data kan behandles uden for EU: behandling inden for EU, eller behandling uden for EU er mulig.

De særlige tekniske krav gælder registrering af transaktioner og opbevaring af regnskabsmateriale. Kravene til IT-sikkerhed og sikkerhedskopiering gælder systemet og driften af det.

Forretningsbetingelser for revisor og bogfører tager stilling til persondata og GDPR. De kan vælge behandling inden for EU eller behandling uden for EU.

Fordeler og ulemper ved ikke-registrerede systemer

Kritiske krav til ikke-registrerede systemer

Hvornår kravene gælder for din virksomhed

Indfasningen følger tre spor. Registrerede standard-systemer er omfattet fra 1. juli 2024.

I indfasningen omtales de ikke-registrerede systemer som specialudviklede systemer. De to andre trin er registrerede standardsystemer og systemer uden årsrapportpligt over omsætningsgrænsen.

De omfattede virksomheder er dem med årsregnskabspligt efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, og dem uden årsregnskabspligt, der har haft en erhvervsmæssig nettoomsætning på mindst 300.000 kr. om året i de to forudgående år. Blandt de sidste er personligt ejede virksomheder og finansielle virksomheder.

Virksomheder, der er årsregnskabspligtige efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, og bruger et ikke-registreret digitalt bogføringssystem, forventes omfattet fra regnskabsperioder, der starter 1. januar 2025.

For virksomheder, der ikke er årsregnskabspligtige efter § 3, stk. 1, og som har haft en erhvervsmæssig nettoomsætning på mindst 300.000 kr. i de to forudgående år, gælder reglerne tidligst for indkomstperioder, der starter fra og med 1. januar 2026.

Rækkefølgen betyder, at du først skal afklare, om virksomheden er årsregnskabspligtig efter § 3, stk. 1. Er den det, afgør regnskabsperiodens startdato, hvornår kravet gælder.

Er den ikke det, bliver omsætningsgrænsen på 300.000 kr. målt over de to forudgående år det afgørende kriterium for, om og hvornår virksomheden falder ind under kravet.

Indfasningen har tre trin. Registreret standardsystem gælder fra 1. juli 2024. Specialudviklet system med årsrapportpligt gælder fra regnskabsår 1. januar 2025. Uden årsrapportpligt over omsætningsgrænsen gælder fra regnskabsår 1. januar 2026.

Er omsætningen under 300.000 kr. i de to forudgående år, falder en virksomhed uden årsregnskabspligt ikke ind under det ikke-registrerede spor.

Indførselsrækkefølge for krav til digitalt regnskab

Hvilke data er omfattet: transaktioner, bilag og regnskabsmateriale

Bekendtgørelsens kapitel 2 definerer en række gennemgående begreber, herunder bilag, regnskabsmateriale og digitalt bogføringssystem. Det centrale begreb for, hvilke data systemet skal kunne håndtere, er transaktion.

Ved transaktion forstås en handling eller et forhold af økonomisk betydning for virksomheden. Begrebet skal forstås bredt, og også rent regnskabsmæssige dispositioner anses som transaktioner. Det gælder fx af-, ned- og opskrivninger af aktiver samt renteberegninger.

Andre eksempler er køb og salg, lønafregninger, konstaterede tab på debitorer, likvide bevægelser, optagelse af lån og indfrielse af gæld samt skattemæssige dispositioner. Afgrænsningen kan i korte træk følges til regnskabets to dele: Transaktioner er forhold, der indgår i en resultatopgørelse eller en balance, fx det driftsøkonomiske regnskab eller skatteregnskabet. Eventualforpligtelser og eventualaktiver er derimod ikke transaktioner i lovens forstand.

Registrerede data kan danne grundlag for en transaktion, men behøver ikke i sig selv at være en transaktion. Det er derfor ikke enhver registrering i systemet, der udløser kravene – det er de forhold, der har økonomisk betydning og indgår i resultatopgørelsen eller balancen.

Definitionerne i kapitel 2 omfatter bilag, regnskabsmateriale og digitalt bogføringssystem. De afgrænser, hvad et system skal kunne registrere og opbevare.

Lovgrundlag og hvor du finder kravene

Kravene findes i bogføringsloven og i årsregnskabsloven. Årsregnskabsloven er relevant gennem årsregnskabspligten i § 3, stk. 1, som styrer indfasningen. Styrelsen henviser desuden til bekendtgørelsen af årsregnskabsloven, LBK nr 1441 af 14/11/2022. Lovgrundlaget omfatter også bekendtgørelse om ikrafttræden af bestemmelser i lov om bogføring.

Bogføringsloven er LOV nr. 700 af 24. maj 2022. Her har kravene til løbende registrering, dokumentation, transaktionsspor, kontrolspor og opbevaring deres udgangspunkt.

De nærmere krav til ikke-registrerede digitale bogføringssystemer står i BEK nr. 205 af 29/02/2024. Bekendtgørelsen er offentliggjort på Retsinformation.dk.

Erhvervsstyrelsens vejledning om ikke-registrerede digitale bogføringssystemer (7. marts 2024) supplerer loven og bekendtgørelsen med detaljerede gennemgange af bestemmelserne, fortolkninger og begreber samt forslag til implementering. Til de registrerede systemer hører fortegnelsen over registrerede bogføringssystemer.

Kravene til systemet står i to spor i regelgrundlaget. Registreringspligten for digitale standardbogføringssystemer følger af bogføringsloven, mens de tekniske krav til ikke-registrerede systemer står i BEK nr. 205 af 29/02/2024.