Bogføring og årsregnskab efter dansk lovgivning

Hvem skal bogføre, og hvem skal sende årsrapport?

Bogføringspligt og årsrapportpligt følger to forskellige love, og virksomhedskredsene er ikke identiske. Bogføringspligten følger lov om bogføring. Årsrapportpligten følger årsregnskabsloven og indsendelsesbekendtgørelsen.

Efter bogføringslovens § 1 omfatter loven erhvervsdrivende virksomheder af enhver art etableret i Danmark, uanset ejer- og hæftelsesforhold. Den omfatter også udenlandske virksomheders erhvervsaktivitet i Danmark. Det gælder virksomheder med afgiftspligt eller fuld eller begrænset skattepligt i Danmark og virksomheder, der skal afgive regnskabsoplysninger for at få tilskud fra danske stat eller EU.

En virksomhed anses altid for erhvervsdrivende, når den er omfattet af selskabsloven, lov om erhvervsdrivende fonde eller lov om visse erhvervsdrivende virksomheder. Det gælder også, når den i øvrigt er erhvervsdrivende efter lov. Andre er erhvervsdrivende, hvis de leverer varer, ydelser, rettigheder, pengemidler eller lignende, som de normalt får betaling for.

Bogføringspligten ligger hos virksomheden, uanset om den er tegnet af en juridisk eller fysisk person. Den gælder uanset ejerforhold og skattebehandling. En enkeltmandsvirksomhed er derfor typisk omfattet af bogføringsloven, selv om den ikke skal indsende årsrapport.

Kapitalselskaber er altid omfattet af bogføringsloven fra stiftelsen, indtil virksomheden ophører. Erhvervsdrivende fonde og foreninger, herunder andelsforeninger, er også omfattet.

Efter vejledningen om årsrapporter skal en række virksomheder indberette årsrapport til Erhvervsstyrelsen, medmindre de er undtaget. Det gælder aktieselskaber, partnerselskaber og anpartsselskaber. Det gælder også interessentskaber og kommanditselskaber, hvor alle interessenter henholdsvis komplementarer er aktie-, partner- eller anpartsselskaber eller selskaber med tilsvarende retsform.

Også erhvervsdrivende fonde og virksomheder med begrænset ansvar skal indberette årsrapport, medmindre de er undtaget. Det samme gælder europæiske andelsselskaber (SCE-selskaber) og medarbejderinvesteringsselskaber.

Modsat skal disse ikke indsende årsrapport: enkeltmandsvirksomheder, personligt ejede mindre virksomheder samt interessentskaber og kommanditselskaber, hvor den fuldt ansvarlige endelige ejer ikke er et kapitalselskab. Det gælder også virksomheder, der har indsendt en undtagelseserklæring.

Ejerformen – ikke omsætningens størrelse alene – afgør, om årsrapporten skal indsendes. Enkeltmandsvirksomheder skal derfor typisk bogføre, men ikke indsende årsrapport.

Myndigheden på bogføringsområdet er Erhvervsstyrelsen. Årsrapporten indsendes til Erhvervsstyrelsen, og det skattemæssige årsregnskab hører under Skattestyrelsen.

Registeret for godkendte systemer er Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Udbydere skal registrere og få godkendt systemer hos Erhvervsstyrelsen.

Omfang af årsrapportpligt efter dansk lovgivning

Digitale krav til bogføringen

Folketinget vedtog nye bogføringsregler 19. maj 2022. Den nye bogføringslov trådte i kraft 1. juli 2022. Det centrale krav er at bruge et registreret digitalt bogføringssystem.

Lovgrundlaget er lov om bogføring. Hertil kommer bekendtgørelserne om krav til digitale standard bogføringssystemer, om ikrafttræden af bestemmelser i lov om bogføring og om anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer.

Ændringerne er et endeligt opgør med regnskab i Excel-ark og ringbind med fysiske kvitteringer. Med digital registrering af alle fakturaer og et registreret digitalt bogføringssystem er Danmark blandt de strengeste i EU på området.

Udbydere skal registrere og få godkendt digitale bogføringssystemer hos Erhvervsstyrelsen. Virksomheden kan derefter frit vælge et system på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer, der opfylder lovens krav. Bogføringslovens § 2 angiver, hvilke bestemmelser et digitalt standard bogføringssystem skal opfylde for at blive registreret i Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer.

Virksomheder og foreninger m.v. med nettoomsætning fra erhvervsdrift under 300.000 kroner i to år i træk kan slippe for kravet om en bogføringsbeskrivelse og for at bogføre elektronisk i et godkendt system. Virksomheder, der ikke skal aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven, og hvis omsætning ikke overstiger 300.000 kr. årligt, er heller ikke omfattet af kravet om beskrivelse af bogføringsprocedurer.

Kravene blev indfaset over tid. Krav om beskrivelse af procedurer for bogføring og opbevaring samt krav om afstemninger gjaldt fra 1. juli 2022. Krav om digital bogføring og digital opbevaring af bogføring og bilag gælder først fra 2024 og senere.

Ved indgangen til 2022 brugte flertallet af danske SMV-virksomheder allerede et bogføringssystem eller fik bogført af andre. Da loven blev vedtaget, brugte kun omkring halvdelen et system, der understøttede den automatisering, som loven indførte.

Myndigheden er Erhvervsstyrelsen, og registeret er fortegnelsen over registrerede bogføringssystemer. Kravene om digital bogføring og digital opbevaring er kategoriseret som krav fra 2024 og senere.

Indførelse af digitale krav til bogføring efter ny bogføringslov

Procedurer, afstemninger og opbevaring

Bogføringsloven kræver en beskrivelse af, hvordan regnskabsmaterialet føres og opbevares. Beskrivelsen skal mindst indeholde, hvordan alle transaktioner registreres løbende, hvordan materialet opbevares betryggende, og hvilke medarbejdere der er ansvarlige.

Erhvervsstyrelsen har offentliggjort skabelonen med vejledning 'Skabelon til bogføringsprocedure' på Virksomhedsguiden, primært til mindre virksomheder, og den kan bruges som udgangspunkt for beskrivelsen. Beskrivelsen skulle være på plads ved begyndelsen af det regnskabsår, der begynder 2. oktober 2022 eller senere; for kalenderårsvirksomheder 1. januar 2023.

Kravet om afstemninger betyder, at virksomheden skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger af skatter, moms, afgifter og årsrapporter. Afstemningerne skal senest være foretaget ved udløbet af fristerne for indberetningerne.

Det er ikke nok kun at afstemme ved årsafslutningen, hvis virksomheden eksempelvis er momsregistreret. De konkrete afstemninger afhænger af indberetningens type og virksomhedens forhold.

Som udgangspunkt skal bogholderiet være ajourført forud for indberetningen, bankkonti afstemt og debitorer og kreditorer opgjort. Der er ingen definition eller formkrav til afstemningerne; det er nærliggende at tage udgangspunkt i arbejdspapirerne fra senest aflagte årsrapport.

Definitionen af regnskabsmateriale er udvidet. Ud over bilag og bogføring omfatter begrebet nu også dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten samt for skøn og vurderinger ved udarbejdelsen af årsrapporten.

Virksomheden skal sikre regnskabsmaterialet mod at blive ødelagt, bortskaffet eller forvansket. Kravet om afstemninger gjaldt fra 1. juli 2022. Lovændringen indebar desuden skærpet kontrol og sanktioner.

Lovgrundlaget er lov om bogføring. Myndigheden er Erhvervsstyrelsen, som har offentliggjort skabelonen på Virksomhedsguiden.

Årsrapport: pligt og indhold

Stort set alle danske virksomheder skal indsende årsrapporten digitalt til Erhvervsstyrelsen. Reglerne står i årsregnskabsloven og tilhørende bekendtgørelser.

Undtagelserne omfatter enkeltmandsvirksomheder og personligt ejede mindre virksomheder. De har ikke pligt til at udarbejde og indberette en årsrapport.

Lovgrundlaget omfatter bekendtgørelse af årsregnskabsloven (LBK nr. 1057 af 23/09/2024) og indsendelsesbekendtgørelsen, dvs. bekendtgørelse om indberetning til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen (BEK nr. 1054 af 31/05/2021). De er centrale for indhold og indsendelse.

Lovgrundlaget omfatter også bekendtgørelse om udarbejdelse af delårsrapporter for virksomheder med værdipapirer optaget til handel på et reguleret marked (BEK nr. 1089 af 31/05/2021), bekendtgørelse om godkendte revisorers erklæringer (BEK nr. 518 af 24/05/2024) og revisorloven (LBK nr. 1219 af 31/08/2022). Disse regler supplerer årsregnskabsloven og indsendelsesbekendtgørelsen.

Reglerne omfatter indhold, frister for indsendelse og muligheden for omgørelse. Kravene afhænger blandt andet af regnskabsklassen efter årsregnskabsloven og af revisionspligt. Årsregnskabsloven har også regler om virksomheder, der ikke har pligt til at aflægge årsrapport efter § 3, stk. 1, men frivilligt aflægger efter § 3, stk. 2.

Årsregnskabsloven opererer med regnskabsklasserne A-D. De lovpligtige elementer i årsrapporten afhænger af, hvilken regnskabsklasse virksomheden tilhører. En årsrapport indeholder typisk ledelsespåtegning, ledelsesberetning, resultatopgørelse, balance, egenkapitalopgørelse og noter samt eventuel erklæring fra revisor.

Indsendelsen sker digitalt. I Erhvervsstyrelsens selvbetjening på Virk findes Regnskab Basis og Regnskab Special, hvor årsrapporten udarbejdes og indsendes.

Årsrapporten indsendes som udgangspunkt i XBRL, men der kan ansøges om PDF i stedet. På Virk kan en virksomhed også ansøge om undtagelse fra at indberette årsrapport.

Fristerne for indsendelse reguleres i indsendelsesbekendtgørelsen. Den generelle indberetningsfrist for årsrapporten er 6 måneder efter regnskabsårets udløb. For børsnoterede virksomheder og statslige aktieselskaber er fristen senest 4 måneder efter regnskabsårets udløb.

Erhvervsstyrelsen sender en påmindelse, når det er ved at være tid til at indberette årsrapporten. Der sendes også en kopi til et af ledelsesmedlemmernes private, digitale postkasse.

Myndigheden er Erhvervsstyrelsen. Årsrapporter indberettes til og offentliggøres i Erhvervsstyrelsen.

Årsregnskab, skatteregnskab og momsregnskab – forskelle

Bogføringen er det fælles grundlag. Bogføringsloven regulerer de grundlæggende pligter for at føre og opbevare regnskabsmateriale.

Pligterne danner ofte grundlag for pligter efter anden lovgivning, for eksempel udarbejdelse af årsregnskaber, tilskudsregnskaber samt opgørelse af skatter og afgifter. Det gælder årsrapport, skatteopgørelse og momsangivelse.

Den løbende bogføring og de krævede afstemninger er forudsætningen for, at årsrapport, skatteopgørelse og momsangivelse bygger på et ajourført og dokumenteret grundlag. Uden ajourført bogholderi kan de tre opgørelser ikke afstemmes til de samme transaktioner.

Den lovpligtige årsrapport aflægges efter årsregnskabsloven og indsendes til Erhvervsstyrelsen. Det skattemæssige årsregnskab ligger til grund for opgørelsen af den skattepligtige indkomst og skal indeholde en resultatopgørelse, en balance og en specifikation af bevægelserne i egenkapitalen.

De to regnskaber kan ligne hinanden i opbygning, men følger forskellige regelsæt og formål. Årsrapporten følger årsregnskabsloven; det skattemæssige årsregnskab følger skattereglerne.

Momsregnskabet er en tredje størrelse. Det består af de momsangivelser, virksomheden indberetter, og bygger på de samme bogføringsposter som de øvrige opgørelser.

Derfor kræver bogføringsloven afstemning forud for de lovpligtige indberetninger af skatter, moms, afgifter og årsrapport. Ajourført bogholderi med afstemte bankkonti og opgjorte debitorer og kreditorer er en forudsætning for, at de tre opgørelser giver et retvisende billede af de samme transaktioner.

Skattestyrelsen er myndighed for det skattemæssige årsregnskab. Kravene er beskrevet på info.skat.dk.

Forskelle mellem årsregnskab, skatteregnskab og momsregnskab

Konsekvenser ved fejl eller forsinkelse

Overskrides fristen for at indsende årsrapport, kan virksomhedens øverste ledelse blive pålagt at betale en afgift. I værste fald kan virksomheden tvangsopløses.

Man kan klage over afgifter pålagt som følge af for sent indsendt årsrapport. Klagen indgives via Erhvervsstyrelsens selvbetjening på Virk, hvor der findes en selvstændig løsning.

Ved ændring af regnskabsår skal omlægningen anmeldes. Det sker via Virk, hvor der findes en selvbetjening til anmeldelse af ændring af omlægning af regnskabsår.

På bogføringsområdet er kontrollen og sanktionerne skærpet. Den nye bogføringslov indebar nye kontrolmuligheder for Erhvervsstyrelsen og højere bøder til virksomheder, der overtræder reglerne. Bogføringsloven fastlægger de grundlæggende pligter for at føre og opbevare regnskabsmateriale.

Myndigheden er Erhvervsstyrelsen. Klagen over afgiften indgives via Erhvervsstyrelsens selvbetjening på Virk.

Sådan kommer virksomheden i gang

Afklar først, hvilke regler virksomheden er omfattet af. Sikr det digitale grundlag.

Vælg et bogføringssystem fra Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer. Indret løbende registrering af fakturaer og bilag, så den opfylder kravet om digital registrering.

Beskriv, hvordan transaktioner registreres løbende, hvordan regnskabsmaterialet opbevares betryggende, og hvem der er ansvarlig for procedurerne. Det er minimumskravene efter bogføringsloven.

Brug selvbetjeningen på Virk til formelle handlinger: Regnskab Basis eller Regnskab Special til udarbejdelse og indsendelse af årsrapporten, ansøgning om undtagelse fra at indberette årsrapport og ansøgning om PDF i stedet for XBRL. Samme sted findes klage over afgifter for for sent indsendt årsrapport og anmeldelse af ændring af omlægning af regnskabsår.

Planlæg afstemningerne i den løbende regnskabsrutine, så bogholderiet er ajourført, bankkonti afstemt og debitorer og kreditorer opgjort inden fristen for hver moms- og skatteindberetning – ikke kun ved årsafslutning. Det er både et lovkrav og en forudsætning for, at årsrapporten kan udarbejdes uden forsinkelse.

Lovgrundlaget for bogføring er lov om bogføring og bekendtgørelserne om digitale standard bogføringssystemer. For årsrapporten er det årsregnskabsloven og indsendelsesbekendtgørelsen.

Myndigheden er Erhvervsstyrelsen, og registeret er fortegnelsen over registrerede bogføringssystemer. Årsrapporten indsendes via Virk.