Regnskabsprogrammer til dansk erhverv: krav og valgkriterier

Hvad skal regnskabsprogrammet kunne i din virksomhed?

Et regnskabsprogram skal kunne håndtere flere typer regnskab. Moms er en afgift, du opkræver for staten ved salg af varer og ydelser, typisk 25 %, og du kan trække købsmoms fra på erhvervsmæssige indkøb.

Beskatningen af overskud afhænger af virksomhedsformen. I enkeltmandsvirksomhed beskattes overskuddet som personlig indkomst. Et ApS/A/S betaler 22 % i selskabsskat af overskuddet, og ejeren beskattes derefter af løn eller udbytte.

Behovet afhænger af omsætning og virksomhedsform. Hovedreglen er, at du skal momsregistreres, når omsætningen overstiger 50.000 kr. over 12 måneder.

Momsperioden kan være måned, kvartal eller halvår. Månedsmoms bruges typisk ved høj omsætning, kvartalsmoms af de fleste mindre virksomheder og halvårsmoms af virksomheder med meget lav omsætning.

Alle virksomheder har bogføringspligt, og for mange kræver bogføringsloven et digitalt bogføringssystem. Virksomheder, foreninger m.v., hvis nettoomsætning fra erhvervsdrift i to år i træk er under 300.000 kr., kan fritages for kravet om bogføringsbeskrivelse og elektronisk bogføring i et godkendt system.

Vælg derfor program efter din faktiske omsætning, momsperiode, branche og virksomhedsform.

Momskrav, som programmet skal håndtere

Momsregnskabet skal vise køb og salg af varer og ydelser fordelt på momsperioder, så du kan indberette det rigtige beløb. Også i perioder uden køb og salg skal du lave regnskab og indberette; det kaldes nulindberetning.

Ved momsindberetningen skal du bruge summen af salgsmoms og summen af købsmoms for perioden. Beløbene finder du i virksomhedens regnskab, og regnskabet skal være opdateret, før du aflæser dem.

Alle bilag dateret i den momsperiode, du indberetter for, skal med – også hvis fakturabeløbet ikke er betalt endnu. Fakturadatoen gælder; betalingstidspunktet har som udgangspunkt ingen betydning, bortset fra ved forudbetaling uden fakturering.

Handler du med udlandet, skal momsregnskabet også have konti for bl.a. moms af varekøb fra udlandet og moms af køb af ydelser fra udlandet med omvendt betalingspligt.

Ved køb fra udlandet skal momsregnskabet også håndtere køb af varer i andre EU-lande (rubrik A – varer) og køb af ydelser med omvendt betalingspligt fra et andet EU-land (rubrik A – ydelser).

Ved salg skal det håndtere salg af varer til andre EU-lande (momsangivelsens to rubrikker B – varer), salg af ydelser med omvendt betalingspligt til et andet EU-land (rubrik B – ydelser) og eksport til lande uden for EU mv. (rubrik C).

Bruger du et bogføringsprogram, bogføres bilagene automatisk. Du skal dog selv opgøre salgs- og købsmoms for perioden, hvis programmet ikke gør det automatisk.

Har programmet et debitor- og kreditorregnskab, bogføres momsen af dine køb og salg automatisk. Er regnskabsprogrammet godkendt af Erhvervsstyrelsen, kan du vælge at indberette moms til TastSelv Erhverv direkte fra programmet. Ansvaret for, at indberetningen er korrekt og rettidig, er fortsat din virksomheds.

Sådan håndterer et godkendt regnskabsprogram momsindberetning

Digitale bogføringssystemer og godkendelse

Folketinget vedtog den 19. maj 2022 nye regler for bogføring i erhvervsdrivende virksomheder og foreninger. Den nye bogføringslov trådte i kraft den 1. juli 2022.

Hovedelementet er digitalisering og automatisering af bogholderiet, og et centralt krav er brug af et godkendt, digitalt bogføringssystem. Loven kræver også digital registrering af alle fakturaer og gør op med regnskab i excel-ark og ringbind med fysiske kvitteringer.

Alle erhvervsdrivende er som udgangspunkt omfattet af bogføringsloven – også udenlandske virksomheder med aktiviteter i Danmark. Erhvervsdrivende fonde og foreninger, herunder andelsforeninger, er også omfattet.

Kun virksomheder, foreninger m.v., hvis nettoomsætning fra erhvervsdrift i to år i træk er mindre end 300.000 kr., kan slippe for bogføringslovens krav om at udarbejde en bogføringsbeskrivelse og bogføre elektronisk i et godkendt bogføringssystem.

Udbydere af digitale bogføringssystemer skal registrere systemerne og få dem godkendt hos Erhvervsstyrelsen. Derefter kan din virksomhed frit vælge et system på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer, der opfylder lovens krav.

Erhvervsstyrelsen fører listen over registrerede bogføringssystemer, som virksomheden kan vælge mellem (Dansk Revision). Eksempler på registrerede digitale standardbogføringssystemer er Dynaccount, Billy, Dinero, e-conomic og Uniconta (Dynaccount).

Bogføringsloven skelner mellem registrerede og ikke-registrerede digitale bogføringssystemer.

Kravet om at bruge et godkendt, digitalt system gælder først for selskaber. Ifølge Dansk Revision gælder det fra regnskabsår, der begynder 1. juli 2024 eller senere.

Baltic Assist beskriver samtidig, at digital bogføring bliver obligatorisk fra 1. januar 2026 for bl.a. privat ejede virksomheder med en årlig omsætning over 300.000 kr. i to på hinanden følgende år.

Det gælder også foreninger med kommerciel omsætning i løbet af 300.000 kr. årligt i to på hinanden følgende år samt visse datterselskaber af finansielle og forsikringsselskaber og ATP-tilknyttede organisationer, der skal indgive årsregnskab.

Ny bogføringslov – vigtige grænser og datointervaller

Brancher med krav om digital salgsregistrering

Fra og med 1. januar 2024 skal virksomheder i visse brancher med en årlig omsætning på under 10 mio. kr. bruge et digitalt salgsregistreringssystem. Systemet skal opfylde nye lovkrav i momsbekendtgørelsen.

Det kan betyde, at du skal opdatere dit nuværende system med ny software eller anskaffe et helt nyt digitalt salgsregistreringssystem.

Reglerne gælder, hvis du driver virksomhed i en af fire brancher og samtidig har en årlig omsætning på under 10 mio. kr. De fire brancher er: caféer, værtshuse, diskoteker mv.; pizzeriaer, grillbarer, isbarer mv.; købmænd og døgnkiosker; restauranter.

Pr. 1. januar 2025 er alle branchekoder opdateret. Momsbekendtgørelsens § 65 er ændret, så disse branchekoder skal bruge digitale salgsregistreringssystemer:

47.11.10 Detailhandel med kioskvarer; 47.11.20 Detailhandel med dagligvarer i supermarkeder og købmandsbutikker; 56.11.10 Servering af mad i restauranter og caféer.

56.11.90 Drift af øvrige spisesteder; 56.12.00 Drift af mobile madboder; 56.30.10 Udskænkning af ikke-alkoholiske drikkevarer; 56.30.20 Udskænkning af alkoholiske drikkevarer.

For branchekode 47.11.10 og 47.11.20 er dør-til-dør salg og detailhandel via internettet ikke omfattet. For branchekode 47.11.20 er detailhandel i supermarkeder ikke omfattet.

Skattestyrelsen godkender ikke den enkelte leverandørs digitale salgsregistreringssystem og tilbyder heller ikke at teste det. Derfor er det ikke korrekt, når nogle leverandører skriver, at deres system er godkendt af Skattestyrelsen.

Leverandører kan dog dokumentere, at de overholder kravene i momsbekendtgørelsen, ved at få udarbejdet en ISAE 3000-erklæring baseret på en skabelon fra Skattestyrelsen.

Valgkriterier, der matcher dansk erhverv

Når du vælger regnskabsprogram, bør du først og fremmest vurdere, om det kan håndtere dine momspligter. Programmet bør kunne opgøre salgs- og købsmoms pr. momsperiode, eller også skal du selv kunne gøre det i programmet.

Programmerne retter sig mod forskellige behov. Dynaccount beskriver Billy som målrettet selvstændige og mindre virksomheder, e-conomic som en løsning for virksomheder, der ønsker tilpasning, integrationer eller tæt samarbejde med revisor eller bogholder, og Uniconta som et valg for virksomheder, der vil samle økonomi, salg og drift og har behov ud over basal bogføring (Dynaccount). Dinero beskrives som et cloudbaseret program, der især henvender sig til iværksættere, freelancere og mindre virksomheder (Billy).

Har det et debitor- og kreditorregnskab, bogføres momsen af dine køb og salg automatisk.

Programmet bør understøtte bilagsregistrering og sikre, at bilag kan opbevares i mindst 5 år. Er din virksomhed omfattet af kravet om digitalt bogføringssystem, skal systemet være registreret og godkendt hos Erhvervsstyrelsen og fremgå af Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer.

Er du i en branche med krav om digital salgsregistrering, skal salgsregistreringssystemet opfylde momsbekendtgørelsens krav. Vælg en leverandør, der kan dokumentere overholdelsen, fx med en ISAE 3000-erklæring baseret på Skattestyrelsens skabelon.

Tjek også, at programmet kan håndtere den momsperiode, du er tilmeldt – måned, kvartal eller halvår – og at det kan indberette moms direkte til TastSelv Erhverv, hvis det er godkendt til det.

Har du udlandshandel, bør programmet kunne håndtere de særlige momsrubrikker for EU-køb og -salg, omvendt betalingspligt og eksport uden for EU. Bruger du revisor eller bogholder, bør programmet give dem adgang til de relevante oplysninger.

Endelig bør programmet kunne håndtere nulindberetning i perioder uden køb og salg.

Indhent aktuelle abonnementspriser, og sammenlign den samlede pris for de funktioner og det antal brugere, virksomheden har brug for, frem for kun at se på den laveste annoncerede pris (Dynaccount).

Vigtige krav til regnskabsprogrammer i dansk erhverv

Tjekliste før du vælger regnskabsprogram

Gennemgå din virksomhed med disse spørgsmål, før du beslutter dig:

Momsregistrering: Ved du, om du er momsregistreret efter omsætningsgrænsen?

Undtagelse: Har du tjekket, om din virksomhed falder under undtagelsen for bogføringsbeskrivelse og elektronisk bogføring?

Momsperiode: Understøtter programmet den momsperiode, du er tilmeldt?

Branche: Er din branche omfattet af kravet om digitalt salgsregistreringssystem?

Udlandshandel: Kan programmet håndtere de særlige momsrubrikker ved EU-køb og -salg, omvendt betalingspligt og eksport uden for EU?

Vækst: Kan programmet følge med, hvis du senere skal skifte momsperiode?

Revisor og bogholder: Kan en revisor eller bogholder få den nødvendige adgang i systemet?

Godkendelse og indberetning: Er systemet registreret hos Erhvervsstyrelsen, hvis du er omfattet af kravet? Kan det indberette moms direkte til TastSelv Erhverv, og håndterer det nulindberetning?

Undgå fejl og manglende overholdelse

Når du bruger et regnskabsprogram, er det fortsat din virksomheds ansvar, at moms og andre oplysninger indberettes korrekt og til tiden. Et godkendt program kan hjælpe med direkte indberetning til TastSelv Erhverv, men ansvaret for indholdet ligger hos virksomheden.

Mangler du overblik over skat og moms, kan det føre til store ekstraregninger, bøder eller renter – og i værste fald problemer med Skattestyrelsen.

Ifølge Baltic Assist kan manglende implementering af et godkendt digitalt bogføringssystem føre til administrative sanktioner eller bøder, overholdelsesrevisioner fra Erhvervsstyrelsen samt forsinkelser eller afvisninger i den årlige finansielle rapportering.

Den nye bogføringslov har også givet Erhvervsstyrelsen nye kontrolmuligheder og højere bøder til virksomheder, der overtræder reglerne.

Typiske fejl, du bør undgå, er at blande privatøkonomi og virksomhedsøkonomi, glemme at indberette 0-moms, undlade at regulere forskudsopgørelsen og mangle dokumentation for fradrag.