Regler for e-fakturering til offentlige kunder og krav til bogføringssystemer

Fakturabetaling og formidlere: hvad reglerne dækker

Reglerne for fakturabetaling og e-fakturering i Danmark dækker to forskellige ting. Den ene er pligten til at sende faktura elektronisk til offentlige kunder – B2G-pligten – som er lovbestemt. Den anden er de krav, den nye bogføringslov stiller til virksomhedens bogføringssystem, og som indirekte driver e-faktureringen frem i hele virksomheden.

Infrastrukturen formidler fakturaerne mellem parterne. Erhvervsstyrelsen står for NemHandel og dokumentstandarden OIOUBL. NemHandel-infrastrukturen overgik i efteråret 2023 til e-Delivery.

For private kunder er billedet et andet. Der findes endnu ingen konkret e-fakturalovgivning inden for B2B-området i Danmark. I stedet har man valgt at stille krav til bogføringssystemerne. En virksomheds fakturaregler afhænger derfor i praksis af, om kunden er en offentlig myndighed eller en privat virksomhed.

Selve betalingen af fakturaer hører under betalingsreglerne. Lov om betalinger regulerer betalingstjenester, og Finanstilsynet opretter et offentligt register over betalingsinstitutter og andre udbydere efter lovens § 14.

Offentlige kunder: obligatorisk e-faktura og ingen PDF

I Danmark er der obligatorisk B2G-lovgivning. Danske firmaer, der er leverandører til den offentlige sektor, skal afsende elektronisk faktura og kreditnota, og PDF-fakturaer accepteres ikke i den danske offentlige sektor. For leverandøren betyder det, at fakturaen skal kunne afsendes i et struktureret, maskinlæsbart format, når kunden er stat, kommune eller region.

Lovgrundlaget er Lov om offentlige betalinger m.v. og Bekendtgørelse om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder. Erhvervsstyrelsen står for infrastrukturen NemHandel og dokumentstandarden OIOUBL, som er de kanaler og formater, afregningen med det offentlige bygger på.

B2G vs. B2B: E-faktura-regler i Danmark

Private kunder: ingen e-fakturapligt endnu – men nye bogføringskrav

Der findes endnu ingen konkret lovgivning om e-faktura inden for B2B-området i Danmark. I stedet indføres en ny bogføringslov, som stiller krav til de danske bogføringssystemer. Loven påkræver, at bogføringen fremover foregår digitalt.

Danske virksomheder, som endnu ikke har et digitalt bogføringssystem, skal derfor tage et digitalt bogføringssystem i brug inden for et år.

Bogføringsloven skelner mellem registrerede og ikke-registrerede digitale bogføringssystemer. For ikke-registrerede systemer suppleres loven af Bekendtgørelse om krav til virksomheders digitale bogføringssystemer, der ikke er registreret efter bogføringsloven (BEK nr. 205 af 29/02/2024), og af Erhvervsstyrelsens vejledning, der redegør mere detaljeret for bestemmelserne og giver forslag til implementering.

For at afgrænse, hvad der overhovedet skal registreres, definerer vejledningen en transaktion som en handling eller et forhold af økonomisk betydning for virksomheden. Eksempler er køb og salg, lønafregninger, konstaterede tab på debitorer, likvide bevægelser, optagelse af lån og indfrielse af gæld samt skattemæssige dispositioner.

Også rent regnskabsmæssige dispositioner som af-, ned- og opskrivninger af aktiver og renteberegninger tæller med. Eventualforpligtelser og -aktiver er derimod ikke transaktioner i lovens forstand.

Erhvervsstyrelsen udgav 1. januar 2024 en oversigt over godkendte og registrerede bogføringssystemer.

Krav til digitale bogføringssystemer (non-registrerede)

Formidlere af e-fakturaer: NemHandel, e-Delivery og Peppol

NemHandel-infrastrukturen, som Erhvervsstyrelsen står for, overgik i efteråret 2023 til e-Delivery. I samme periode blev der introduceret nye dokumentformater i OIOUBL 3.0: faktura, kreditnota, application response (teknisk) og fakturasvar. Derudover blev der introduceret et varestamdata-dokument primo 2024.

Danmark benytter desuden Peppol-netværket til at implementere European Standard on eInvoicing (EN 16931), som primært er tilsigtet cross border-handel. En dansk virksomhed, der skal udveksle fakturaer, kan derfor møde to spor: det danske OIOUBL-spor via e-Delivery/NemHandel og det europæiske Peppol-spor baseret på EN 16931.

Betalingsformidlere er ikke det samme som e-fakturaformidlere. For betalingsinstitutter og deres agenter gælder Lov om betalinger, og Finanstilsynet opretter et offentligt register efter lovens § 14.

Registeret omfatter virksomheder med tilladelse som e-pengeinstitut efter § 8 eller betalingsinstitut efter § 9, virksomheder med begrænset tilladelse efter §§ 50 eller 51 og deres agenter, udbydere af kontooplysningstjenester efter § 60 og deres agenter, agenter af betalingsinstitutter samt filialer. Det indeholder oplysninger om de betalingstjenester, virksomhederne udbyder. Også virksomheder omfattet af undtagelserne i § 5, nr. 14-18, og anmeldt i henhold til §§ 61 og 62 fremgår af registeret.

Tidslinje for digital bogføring og e-faktura

1. januar 2024 udgiver Erhvervsstyrelsen en oversigt over godkendte og registrerede bogføringssystemer. 1. juli 2024 skal virksomheder med pligt til at indsende årsrapport efter årsregnskabsloven, og som bruger et digitalt standard bogføringssystem, bogføre digitalt. 1. januar 2025 gælder det samme for virksomheder med pligt til at indsende årsrapport efter årsregnskabsloven, som bruger et digitalt specialudviklet bogføringssystem.

Erhvervsstyrelsen formulerer det tilsvarende for ikke-registrerede digitale bogføringssystemer: Kravet forventes at træde i kraft for regnskabsperioden, som starter fra og med 1. januar 2025, for virksomheder, der er årsregnskabspligtige efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1.

1. januar 2026 skal personligt ejede virksomheder, hvor den erhvervsmæssige nettoomsætning i hvert af de to seneste indkomstår (2024 og 2025) var mere end 300.000 kr., bogføre digitalt.

Erhvervsstyrelsen beskriver samme gruppe som virksomheder, der ikke er årsregnskabspligtige efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, og som har haft en erhvervsmæssig nettoomsætning på mindst 300.000 kr. i de to forudgående år. For dem kommer reglerne tidligst til at gælde for indkomstperioder, som starter fra og med 1. januar 2026.

Ud over bogføringsdatoerne er der et e-fakturasperspektiv på samme tidslinje: Fra 2026 skal alle virksomheder ifølge SMVdanmark kunne sende og modtage e-fakturaer.

Tidslinje for digital bogføring og e-faktura i Danmark

Krav til bogføringssystemet: OIOUBL, Peppol og e-Delivery

Standard bogføringssystemer pålægges krav om indbygget funktionalitet til at håndtere elektroniske forretningsdokumenter i forskellige dokumentudvekslingsnetværk.

Konkret skal et standard bogføringssystem kunne sende elektroniske fakturaer, kreditnota og ApplicationResponse (teknisk kvitteringssvar) i OIOUBL- og Peppol-formater via eDelivery NemHandel og Peppol-netværket. Det skal også kunne modtage elektroniske fakturaer, kreditnota og ApplicationResponse i OIOUBL- og Peppol-formater via de samme netværk. Kravene gælder både afsendelse og modtagelse og både det danske og det europæiske format.

Sådan kommer virksomheden i gang med e-fakturering

Det eneste, du behøver, er et bogføringssystem med en e-faktureringsfunktion. Bruger du allerede digital bogføring, er du sandsynligvis klar til at bruge e-fakturering; ellers er det ifølge SMVdanmark nemt og enkelt at komme i gang. SMVdanmarks guide angiver tre skridt til e-fakturering, hvoraf det første er at tjekke dit bogføringssystem.

SMVdanmark peger på, at der både er tid og penge at spare ved at bruge elektronisk fakturering. “Den nye e-faktureringsløsning kan let tages i brug, og der er virkelig tid og penge at spare for virksomhederne,” siger Jakob Hviid Smith, politisk chefkonsulent i SMVdanmark.

For virksomhederne betyder det færre manuelle opgaver, hurtigere betalinger og mere tid til at fokusere på kunderne og forretningen. Regeringens samlede potentiale for lettelser er beregnet til op mod ni milliarder kroner om året, og udbredelsen af e-fakturering er en vigtig del af indsatsen.

Sådan kommer virksomheden i gang med e-fakturering