Hvilke krav stiller bogføringsloven til danske virksomheder?

Bogføringslovens krav i korte træk

Den nuværende bogføringslov blev vedtaget 19. maj 2022 og trådte i kraft 1. juli 2022. Kernen er digitalisering og automatisering af bogholderiet: Virksomheden skal bruge et registreret digitalt bogføringssystem og registrere alle fakturaer digitalt. Loven præciserer samtidig kravene til bogføringen og til virksomhedens beskrivelse af bogføringsprocedurerne. Den indfører nye kontrolmuligheder for Erhvervsstyrelsen og højere bøder ved overtrædelser.

Pligterne falder i fire praktiske grupper. (1) Løbende bogføring i et digitalt system, så den kan danne grundlag for regnskab og skatteansættelse. (2) En skriftlig bogføringsbeskrivelse af procedurerne. (3) Opbevaring af bilag og andet regnskabsmateriale i mindst fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. (4) Pligt til at kunne fremvise materialet ved kontrol.

Mangler i bogføringen eller afstemningen kan få betydning længere fremme i kæden. Skatteforvaltningen kan tilsidesætte regnskabsgrundlaget og ændre indkomsten skønsmæssigt.

Hovedkrav i den nye bogføringslov

Hvilke virksomheder og foreninger er omfattet?

Loven har et bredt udgangspunkt: Alle erhvervsdrivende i Danmark er omfattet, også udenlandske virksomheder med aktiviteter i Danmark. Erhvervsdrivende fonde og foreninger er omfattet, herunder andelsforeninger. Alle selskaber og øvrige virksomheder er som udgangspunkt underlagt de samme krav i loven, uanset størrelse.

Der er én konkret bagatelgrænse: Virksomheder, foreninger m.v. med en nettoomsætning fra erhvervsdrift på under 300.000 kroner i to år i træk kan slippe for bogføringslovens krav om at udarbejde en bogføringsbeskrivelse og for at bogføre elektronisk i et godkendt bogføringssystem. Grænsen vurderes altså over to sammenhængende år og beregnes på nettoomsætningen fra erhvervsdrift – ikke på virksomhedens samlede indtægter.

For udenlandske virksomheder er det afgørende, om der udøves aktiviteter i Danmark. For personligt ejede virksomheder gælder lovens krav på samme måde som for selskaber. Derfor skal også en enkeltmandsvirksomhed over bagatelgrænsen kunne dokumentere et godkendt digitalt bogføringssystem og en beskrevet procedure for bogføringen.

Omfang af bogføringspligt efter nettoomsætning

Krav om digitalt og godkendt bogføringssystem

Virksomheden skal bogføre elektronisk i et registreret digitalt bogføringssystem og registrere alle fakturaer digitalt. Dermed gør den nye lov op med regnskab i excel-ark og ringbind med fysiske kvitteringer. Med kravet om digital registrering af alle fakturaer og brug af et registreret digitalt bogføringssystem hører Danmark til de lande i EU, der stiller de strengeste digitale krav til regnskabet.

Systemet skal være godkendt, og vejen dertil går gennem udbyderen: Udbydere af digitale bogføringssystemer skal registrere deres systemer og få dem godkendt hos Erhvervsstyrelsen. Virksomheden kan derefter frit vælge et system på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer, der lever op til lovens krav.

Før et systemskifte bør virksomheden kontrollere, at det påtænkte system fremgår af Erhvervsstyrelsens liste, og at det understøtter den automatisering, loven forudsætter. Ved lovens vedtagelse brugte kun omkring halvdelen af danske virksomheder et system, der understøttede denne automatisering.

Bogføringsbeskrivelse og dokumenterede procedurer

Den nye bogføringslov ændrer og præciserer kravene til virksomhedernes beskrivelse af bogføringsprocedurerne. Beskrivelsen er virksomhedens egen dokumentation for, hvordan bogføringen faktisk udføres: hvilke bilagstyper der modtages og registreres, hvordan de registreres digitalt, hvordan systemet bruges, og hvordan der afstemmes.

Beskrivelsen er samtidig det dokument, en kontrol måles op imod. Både procedurer, der er beskrevet, men ikke fulgt, og procedurer, der ikke er beskrevet, er svage punkter.

Virksomheder og foreninger med nettoomsætning fra erhvervsdrift på under 300.000 kroner i to år i træk kan slippe for kravet om at udarbejde en bogføringsbeskrivelse. For alle andre er beskrivelsen et selvstændigt krav, uafhængigt af hvilket bogføringssystem der er valgt. I praksis bør beskrivelsen opdateres ved systemskifte, ændret organisationsstruktur eller nye bilagstyper, så den til enhver tid afspejler den faktiske bogføring.

Løbende bogføring, afstemning og opdeling af økonomi

Bogføringen skal tilrettelægges, så virksomhedens samlede økonomi opdeles regnskabsmæssigt. Det betyder klar adskillelse mellem regnskabsposter og mellem de aktiviteter eller enheder, der bogføres, så økonomien kan følges og dokumenteres hver for sig. Kasseregnskabet er et særligt fokuspunkt og skal føres og afstemmes tilstrækkeligt.

Skatteforvaltningens praksis viser, hvad der sker, når dette svigter. Finder Skatteforvaltningen ved gennemgang af et regnskab konkrete differencer – for eksempel indtægter, der er holdt ude, eller udgifter, der er fratrukket med for store beløb – skal den tage stilling til, om indkomstansættelsen kun skal ændres med de konkrete differencer.

Den skal også vurdere, om manglerne i bogførings- og regnskabsmaterialet har en sådan art og et sådant omfang, at regnskabsgrundlaget kan tilsidesættes og indkomsten ændres skønsmæssigt. Findes der konkrete indtægtsdifferencer, er det som regel også påvist, at kasseregnskabet ikke har været tilstrækkeligt ført og afstemt. Så kan bogføringen og regnskabet tilsidesættes som grundlag for en skønsmæssig ændring af indkomstansættelsen.

Praksis viser også, at tilsidesættelse af regnskabsgrundlaget ikke nødvendigvis følges op af en egentlig skønsmæssig ansættelse støttet af en privatforbrugsafgørelse eller et skøn over bruttoavancen. Ansættelsen kan i stedet ændres med de konkrete differencer efter en gennemgang af bilagsmaterialet.

Omvendt blev regnskabsgrundlaget tilsidesat i en sag, hvor 102 fakturaer ikke var bogført, og i en anden sag, hvor 213 indtægtsnotaer manglede i bogføringens nummerrækkefølge. Tallene i sig selv er ikke det afgørende – det er, om nummerrækkefølge, fuldstændighed og afstemning hænger sammen.

Gennemførelse af bogføringspligten i praksis

Opbevaring af regnskabsmateriale i mindst fem år

Virksomheden skal opbevare regnskabsmateriale – bilag, fakturaer og andre bogføringsdokumenter – i mindst fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Opbevaringspligten omfatter alle typer regnskabsmateriale og følger af bogføringsloven og momsbekendtgørelsen.

Det er ikke nok, at materialet findes et sted. Det skal være tilgængeligt og læsbart og sikret mod ødelæggelse, bortskaffelse, misbrug og utilgængelighed, så det kan fremlægges ved revision eller kontrol fra myndighederne. Det betyder i praksis, at et digitalt arkiv skal kunne åbnes og læses i hele opbevaringsperioden, og at adgangen til materialet skal være styret, så det hverken kan ændres eller forsvinde.

Et fast punkt for digitaliseringen er 1. juli 2024, hvor nye krav om digitalisering af bogføringen træder i kraft for virksomheder i regnskabsklasse B, C og D. For de virksomheder er det derfor ikke tilstrækkeligt at opbevare materialet fem år – det skal opbevares og håndteres digitalt i overensstemmelse med de nye krav.

Kontrol, bøder og skattemæssige konsekvenser

Den nye bogføringslov giver Erhvervsstyrelsen nye kontrolmuligheder og hæver bøderne til de virksomheder, der overtræder reglerne. Konsekvensen af overtrædelser er derfor todelt: Erhvervsstyrelsen kan kontrollere og sanktionere selve bogføringsforpligtelsen, og manglerne kan få skattemæssige følger, når Skatteforvaltningen bruger materialet som grundlag for ansættelsen.

Den skattemæssige følge er tilsidesættelse af regnskabsgrundlaget og en skønsmæssig ansættelse. Det sker, når bogførings- og regnskabsmaterialet har mangler af en vis art og et vist omfang – for eksempel når indtægter er holdt ude, når udgifter er fratrukket med for store beløb, eller når kasseregnskabet ikke er tilstrækkeligt ført og afstemt.

Også bortkomst af bogførings- og regnskabsmateriale er et selvstændigt tema i praksis om skønsmæssig ansættelse, og det vurderes blandt andet efter, hvem der har ansvaret for, at materialet er borte. Mangler eller differencer i bogføringen kan altså ende med, at virksomheden ikke kan bruge sit eget regnskab som bevis for sin indkomst.

Vigtige frister og overgangsregler

Den nye bogføringslov blev vedtaget 19. maj 2022 og trådte i kraft 1. juli 2022. Fra da gælder lovens krav i ny udformning, herunder kravet om brug af et godkendt digitalt bogføringssystem, kravet om digital registrering af alle fakturaer og de præciserede krav til bogføringsbeskrivelsen.

For virksomheder i klasse B, C og D gælder de nye krav om digitalisering af bogføringen fra 1. juli 2024. Tidslinjen er derfor: vedtagelse og ikrafttræden i 2022 og fuld digitalisering for de nævnte regnskabsklasser fra 1. juli 2024. Samme dato er det praktiske omdrejningspunkt for, hvornår virksomheden skal have system, procedurer og digital opbevaring på plads.

To datoer bør indgå i virksomhedens egen planlægning: 1. juli 2022 for lovens anvendelse og 1. juli 2024 for digitaliseringskravet i de tre klasser. En praktisk tilgang er at tage udgangspunkt i det regnskabsår, virksomheden er i.

Kontroller tre ting. Først: at det anvendte system står på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer. Dernæst: at bogføringsbeskrivelsen beskriver de procedurer, der faktisk anvendes. Til sidst: at regnskabsmaterialet kan fremfindes digitalt og læsbart i mindst fem år.

Vigtige datoer i bogføringslovens gennemførelse

Tre nøglesager til at være i overensstemmelse med bogføringsloven