Hvordan håndterer regnskabsprogrammer moms og elektronisk faktura?

Kort svar: Det tager programmet – og det gør du

Programmet letter bogføring og momsopgørelse. Du skal selv sikre et komplet grundlag og godkende indberetningen korrekt.

Vælg program efter dine momsbehov: periodisering efter fakturadato, særskilte konti og rubrikker ved udenlandsk handel samt håndtering af e-faktura. Kontrollér beløbene, før de sendes til TastSelv Erhverv.

Moms skal betales, hvis du sælger momspligtige varer eller ydelser for mere end 50.000 kr. inden for et kalenderår. Moms står for meromsætningsafgift og er som udgangspunkt 25 % af varens eller ydelsens værdi i Danmark.

Også uden køb eller salg skal du nulindberette. Ansvaret for at indberette og betale er dit; oplysningerne kommer ikke automatisk.

Moms indberettes til Skattestyrelsen via TastSelv Erhverv. Et program med Erhvervsstyrelsens godkendelse kan sende indberetningen og give kvittering. E-fakturaer håndteres i standardformater som OIOXML, OIOUBL og Peppol.

Billy og Dinero er eksempler på danske regnskabsprogrammer med indbygget momsafregning og fakturering. Hertil kommer specialiserede løsninger: Digisense tilbyder Peppol-integration samt compliance- og e-faktura-løsninger, og Factofly er en faktureringsservice for selvstændige og iværksættere.

Sådan opbygger programmet momsregnskabet

Ved momsindberetning bruger du samlet salgsmoms og samlet købsmoms for perioden. Beløbene findes i et opdateret regnskab.

Salgsmoms er moms opkrævet fra kunder; købsmoms er moms betalt for varer eller ydelser.

Medregn alle bilag dateret i momsperioden, også fakturaer der ikke er betalt. Fakturadatoen er afgørende; betalingstidspunktet er uden betydning. Kun ved forudbetaling uden fakturering gælder en anden periode.

Indberetningen skal vise køb og salg i perioden. Selv uden køb eller salg skal der indberettes og føres regnskab – en nulindberetning.

Skattestyrelsens Bogføringsguide kan bruges, hvis du bogfører momsen selv. Bogfør løbende, og gem bilagene digitalt, så grundlaget er retvisende.

Momsen opgøres og indberettes pr. måned, kvartal eller halvår. Halvårlig afregning gælder ved momspligtig omsætning under 5 mio. kr. årligt, kvartalsvis for nystartede virksomheder og ved 5-50 mio. kr. Ved kvartalsmoms skal 1. kvartal 2026 være indberettet og betalt senest 1. juni 2026 og 2. kvartal senest 1. september 2026.

Et regnskabsprogram med debitor- og kreditorregnskab bogfører moms af køb og salg automatisk. Uden den funktion skal du selv opgøre salgs- og købsmoms.

Ved udenlandsk handel skal momsregnskabet have særskilte konti for moms af varekøb fra udlandet og moms af køb af ydelser fra udlandet med omvendt betalingspligt. Programmet skal kunne opdele transaktioner på rubrik A, B og C.

Vigtige momspunkter og krav i Danmark

Fra bilag til momsopgørelse i programmet

Registrerer du bilag i et bogføringsprogram, bogføres de automatisk. Har programmet debitor- og kreditorregnskab, bogføres moms af køb og salg også automatisk, og momsbeløbene samler sig på de rigtige konti.

Uden den funktion må du selv opgøre salgs- og købsmoms.

Momsen opgøres og indberettes pr. måned, kvartal eller halvår. Derfor skal moms fra alle salgs- og købsfakturaer samt udgiftsbilag dateret i perioden med.

Sørg for korrekt fakturadato, og at programmet periodiserer efter den – ikke betalingsdatoen. Perioder uden transaktioner kræver stadig nulindberetning.

Er bilagsregistreringen ikke ajourført, er tallene til indberetningen ikke retvisende. Bogfør løbende, og gem bilagene digitalt til dokumentation.

Regnskabet skal være opdateret, inden du aflæser beløbene for salgs- og købsmoms. Medregn alle bilag dateret i momsperioden, også fakturaer der endnu ikke er betalt.

Ved forudbetaling uden fakturering gælder en anden periode. Ellers er det fakturadatoen, der afgør, hvilken momsperiode bilaget hører til.

I Billy kan du indberette moms direkte fra programmet via integrationen til SKAT, og ændrer din momsperiode sig, opdateres den automatisk, så du ikke overskrider momsfristerne. I Dinero bogfører du al moms med ét klik og kan løbende følge momsafregningen. Du eller din revisor skal altid godkende den endelige indberetning.

Elektronisk faktura: system-til-system i standardformat

En e-faktura er en elektronisk regning, der sendes direkte fra bogføringssystem til bogføringssystem i et standardiseret format. Fordi den ikke er PDF eller papir, kan modtagerens regnskabsprogram læse felterne og bogføre fakturaen uden manuel genindtastning.

I praksis kan regnskabsprogrammet modtage indgående e-fakturaer, generere udgående fakturaer i samme format og føre dem videre til bogføring og momsopgørelse. Standardformater som OIOUBL og Peppol bruges til udvekslingen.

De primære formater i Danmark er OIOXML og OIOUBL. EAN-numre og GLN-numre sikrer, at fakturaerne bliver korrekt dirigeret til de offentlige kunder.

Siden 2005 har danske virksomheder skullet sende e-fakturaer til offentlige institutioner. Du skal altid bruge e-fakturering, når du fakturerer offentlige kunder.

I Dinero er EAN-/e-fakturering en integreret funktion: En EAN-faktura sendes direkte til kundens IT-system, og den oprettes som en almindelig faktura. Dinero fremhæver, at EAN-fakturering er et krav, når du sender en faktura til det offentlige.

Fejl i faktureringen – fx manglende eller forkerte data i obligatoriske felter – kan give forsinkelser eller afviste fakturaer. Både afsender og modtager afhænger af format og datakvalitet.

Digisense tilbyder Peppol-integration samt compliance- og e-faktura-løsninger. Factofly er en faktureringsservice for selvstændige og iværksættere. Vælg dem som supplement, hvis dit regnskabsprogram ikke selv kan sende og modtage e-fakturaer i de formater, dine kunder kræver.

Priserne varierer: Dinero Starter koster 0 kr./md. med en omsætningsgrænse på 100.000 kr., mens Starter+, Pro og Total koster 245, 345 og 545 kr./md. ved årlig betaling. Billy Free koster 0 kr./md. med højst 3 fakturaer og 10 udgiftsbilag pr. md.; Basic koster 160, Plus 295 og Complete 595 kr./md. ekskl. moms.

E-fakturering kan reducere faktureringsomkostningerne med op til 60 %. Den automatiserer behandlingen og mindsker risikoen for manuelle fejl.

Du skal bruge et system, der kan håndtere e-fakturering, fx et cloud-baseret indkøbssystem eller et lokalt installeret indkøbssystem, fx ERP. Udbyderne sørger for at overholde de tekniske krav.

E-fakturering muliggør hurtigere levering, behandling og betaling af fakturaer. Den begrænser risikoen for manuelle fejl, og du kan nemt sende elektroniske rykkere og undgå papirspild.

E-fakturaen indeholder de samme oplysninger som en papirfaktura, herunder fakturanummer, dato, betalingsbetingelser og detaljer om produkter eller tjenester. Standardformaterne sikrer nødvendige oplysninger som CVR-nummer, EAN-nummer og GLN-nummer.

Sådan fungerer e-fakturering fra system til system

Momsindberetning direkte fra regnskabsprogrammet

Med et program, der er godkendt af Erhvervsstyrelsen, kan du indberette moms til TastSelv Erhverv og få en kvittering. Du eller din revisor skal altid selv godkende den endelige indberetning.

Indberetning kan ske, så snart perioden starter, men betaling kan først ske 5 dage før fristen. Vil du betale tidligere, skal udbetalingsgrænsen til virksomhedens Skattekonto hæves.

Før programmet må sende momsindberetningen på dine vegne, skal du give udbyderen tilladelse i TastSelv Erhverv: Log på, vælg Profil- og kontaktoplysninger, vælg Rettigheder og adgange til TastSelv, vælg Autoriser revisor m.fl., og vælg NemVirksomhed-adgang for regnskabssystemudbyder i rullemenuen. Skriv udbyderens se- eller CVR-nummer, vælg en slutdato for adgangen, og tryk Gem.

Tilladelsen gives første gang og skal fornyes hver 3. år. Du kan slette den igen ved at markere rettigheden og trykke Slet autorisation.

Kvitteringsbilledet efter indberetningen viser, hvor meget virksomheden skal betale eller have tilbage. Moms indberettes til Skattestyrelsen via TastSelv Erhverv. Skattestyrelsen har også en Bogføringsguide, hvis du vil bogføre momsen selv.

I TastSelv Erhverv skal felter med en rød stjerne udfyldes. Du kan gemme en kladde og godkende indberetningen på et senere tidspunkt.

Indberetningen i TastSelv Erhverv kræver kontaktoplysninger, så Skattestyrelsen kan kontakte dig ved spørgsmål. Felter markeret med en rød stjerne skal udfyldes.

Kontrol og ansvar: Automatik erstatter ikke godkendelse

Kontroller før godkendelse, at beløbene for salgs- og købsmoms dækker den rigtige periode, at alle bilag med fakturadato i perioden er med, og at kvitteringen viser det forventede beløb. For sent indberettet moms koster 1.400 kr. i afgift.

Autorisationen til programudbyderen er kun en teknisk adgang til at indsende data på dine vegne – den overfører ikke ansvaret. Begræns derfor adgangen med en slutdato, og fjern den med Slet autorisation, hvis du skifter program eller udbyder.

Det er fortsat virksomhedens ansvar, at der indberettes korrekt og til tiden, også når et program godkendt efter Erhvervsstyrelsens regler sender indberetningen.

Gem bilagene digitalt, og bogfør løbende. Det gør det lettere at kontrollere, at beløbene dækker den rigtige periode.

Indberetter du for sent, koster det 1.400 kr. i afgift. Kontrollér derfor kvitteringen, før du godkender indberetningen.

Når der handles med udlandet

Ved udenlandsk handel skal momsregnskabet have særskilte konti ud over de almindelige salgs- og købsmomskonti. Opret konti for moms af varekøb fra udlandet og moms af køb af ydelser fra udlandet med omvendt betalingspligt.

Opret også konti for varekøb fra EU (rubrik A – varer) og ydelseskøb fra EU, hvor betalingspligten vender (rubrik A – ydelser).

Medtag desuden salg af varer til EU (to rubrikker under B – varer), salg af ydelser til EU med omvendt betalingspligt (rubrik B – ydelser) og eksport til lande uden for EU mv. (rubrik C). Derfor skal regnskabsprogrammet kunne opdele transaktionerne på disse konti og rubrikker.

Kan det ikke, skal opdelingen laves manuelt, før momsangivelsen udfyldes korrekt. Momsen er som udgangspunkt 25 % af varens eller ydelsens værdi i Danmark, men ved handel med andre lande kan momssatsen være en anden.

Rubrik A bruges til køb af varer i andre EU-lande og til ydelseskøb i andre EU-lande, hvor betalingspligten ligger hos køber.

Rubrik B bruges til salg af varer til andre EU-lande og til salg af ydelser til andre EU-lande med omvendt betalingspligt, mens rubrik C bruges til eksport til lande uden for EU mv.

Sådan vurderer du, om programmet håndterer opgaven

Vurder programmet ud fra de opgaver, momsregnskabet faktisk kræver: Kan det opgøre både samlet salgsmoms og samlet købsmoms for perioden – automatisk via debitor- og kreditorregnskab eller ved manuel opgørelse?

Kan det periodisere efter fakturadato, så alle bilag dateret i perioden kommer med, også ubetalte fakturaer? Understøtter det de særskilte konti og rubrikker for EU-køb, EU-salg, omvendt betalingspligt og eksport uden for EU?

Kan det modtage og sende e-faktura i standardformat, så fakturaer kan bogføres uden manuel genindtastning? Er det godkendt af Erhvervsstyrelsen, så momsindberetning kan sendes til TastSelv Erhverv med kvittering?

Kan udbyderautorisationen styres med en slutdato og slettes igen, så adgangen ikke står åben unødigt?

Tjek, om programmet kan håndtere e-fakturering i OIOXML, OIOUBL eller Peppol. Undersøg også, om udbyderen tilbyder Peppol-integration.

Vurder, om systemet er et cloud-baseret indkøbssystem eller et lokalt installeret indkøbssystem, fx ERP. Se, om det kan bogføre fakturaer automatisk.

Se, om løsningen er gratis, standard eller premium, og hvordan den begrænser antal fakturaer pr. måned. Nogle løsninger er gratis; andre koster abonnement eller pris pr. faktura.

Tjek, om programmet kan bruges til offentlige kunder, hvor e-fakturering er obligatorisk, og til private kunder, hvor du selv kan vælge.

Undersøg, om programmet kan indberette moms direkte til TastSelv Erhverv og give en kvittering.

Spørg udbyderen, om systemet kan generere og modtage e-fakturaer i OIOUBL eller Peppol. Digisense tilbyder Peppol-integration; Factofly er en faktureringsservice for selvstændige og iværksættere.

Konkret: Digisense tilbyder Peppol-integration samt compliance- og e-faktura-løsninger. Factofly tilbyder faktureringsservice for selvstændige og iværksættere. Et program godkendt af Erhvervsstyrelsen kan sende momsindberetningen til TastSelv Erhverv.

Sammenligning af danske regnskabsprogrammer: Moms- og e-fakturahåndtering

Programmer med stærke e-fakturafunktioner i Danmark