Hvordan sammenligner man regnskabsprogrammer efter behov og krav?

Start med virksomhedens behov og krav – ikke med programmerne

Start med virksomhedstype og omsætning. De styrer både lovkravene og hvor komplekst regnskabsprogrammet skal være.

Om digital bogføring er obligatorisk, afhænger af virksomhedstype, omsætning og eventuel erhvervsmæssig aktivitet. De præcise frister står i afsnittet om formelle krav.

Er virksomheden personligt ejet og under omsætningsgrænsen, styrer digitaliseringskravet ikke valget. Dine faktiske arbejdsgange gør.

Afklar, hvem der skal arbejde i programmet: dig selv, en medarbejder, en ekstern bogholder eller en revisor.

e-conomic anbefaler at inddrage brugerne i valgprocessen, så al vigtig funktionalitet er med fra starten. Dynaccount peger på, at valget ikke kun afhænger af branchen, men også af hvem der bogfører, og om lager, salg og regnskab skal hænge sammen.

Skriv antallet af brugere ned, og vurder forventet udvikling. Er du i tvivl om, hvor længe du selv bogfører, så vælg et system, der kan følge med behovene, og hvor der kan tilføjes moduler, efterhånden som virksomheden vokser.

Omsæt behov til en tjekliste med must-have og nice-to-have

De fleste programmer dækker det basale: oprette og vedligeholde regnskaber og konti, føre transaktioner og generere rapporter. Mere avancerede systemer kan administrere betalinger, integrere med andre softwareprogrammer og give adgang til eksterne data.

Hos e-conomic beskrives de basale regnskabsfunktioner som finansbogholderi, momsregnskab, fakturering samt ordrer, tilbud og rykkere. De er markeret som til stede hos e-conomic, Dinero og Billy.

Forskellene ligger i detaljerne, og dem bør du tage én ad gangen. Ifølge e-conomics oversigt har alle tre programmer automatisk bankafstemning, mobil-app, elektronisk fakturering og gratis adgang for revisor.

Automatisk bilagshåndtering, automatisk match af bilag og fakturabetaling inde i systemet er kun markeret hos e-conomic. Skal du kunne betale leverandørfakturaer direkte i programmet, er det et must-have, der udelukker nogle løsninger; kan du betale i netbank, er det nice-to-have.

Pleo fremhæver fire funktioner som de vigtigste for mindre virksomheder. Først nem fakturering: fakturaer sendes på få minutter, du kan følge med i, om kunden har åbnet dem, og systemet sender automatiske betalingspåmindelser. Dernæst automatisk bankafstemning, udgiftsstyring med kvitteringer scannet fra mobilen og automatisk kategorisering samt integrationer til dine andre værktøjer.

Byg tjeklisten med to kolonner: krav, der skal fungere fra dag ét – typisk fakturering, momsangivelse og bilagsopbevaring – og ønsker, der kan tilføjes senere, fx lager, projekt eller løn.

Tjekliste: must-have og nice-to-have

Sammenlign den samlede pris – ikke kun månedsprisen

For at sammenligne priser skal grundlaget være fastlagt: moms eller ej, antal brugere og periode.

Dynaccount oplyser, at deres sammenligning bruger priser ekskl. moms beregnet for 12 måneder med én bruger. Den billigste kombination af abonnement og nødvendige tilkøb er valgt, så adgangen til de sammenlignede funktioner er dækket.

Derfor kan samme program have forskellig pris i forskellige sammenligninger.

Prisen afhænger især af, hvad der er inkluderet, og hvad der købes til. Hos Uniconta og e-conomic er brugere et tilkøb, mens Dynaccount har ubegrænset antal brugere og ubegrænsede posteringer, som hos de andre er tilkøb.

Regn derfor på antal brugere, antal posteringer eller bilag, nødvendige moduler som lager eller løn, og hvor længe du binder dig.

Regn på det samlede årsbeløb inklusive abonnement, nødvendige tilkøb og antal brugere. e-conomic oplyser priser fra 249 kr., 297 kr. og 150 kr. for henholdsvis e-conomic, Dinero og Billy i deres tabel.

Stadsrevisionens oversigt opererer med månedspriser i intervallet 148-299 kr. afhængigt af program og virksomhedstype. Tallene kan ikke stilles direkte op mod hinanden, fordi indhold, antal brugere og tilkøb varierer – Pleo anbefaler at vurdere den samlede pris over 2-3 år.

Månedspriser ekskl. moms ifølge e-conomic

Vurder automatisering og hvor meget tid systemet reelt sparer

Automatisering flytter tid, så undersøg hver arbejdsgang: Hentes banktransaktioner automatisk? Aflæses uploadede bilag automatisk? Bogføres momsen med ét klik? Følger systemet selv op på ubetalte fakturaer?

e-conomic oplyser, at deres system automatisk afstemmer banken, håndterer bilag automatisk og matcher bilag automatisk, og at fakturaer kan betales i systemet. I samme tabel er Dinero og Billy markeret uden automatisk bilagshåndtering, automatisk match af bilag og fakturabetaling i systemet.

Dynaccount har offentliggjort en praktisk test, hvor samme PDF-faktura blev uploadet til alle fem programmer i deres sammenligning. Dynaccount fik 18 point, mens nummer to, e-conomic, fik 6 point.

Testen er lavet af Dynaccount selv, men den viser, at bilagsaflæsning kan variere kraftigt mellem systemer. Lav derfor samme øvelse med dine egne bilagstyper, fx fakturaer fra udenlandske leverandører og kvitteringer fotograferet med mobilen.

Mål gevinsten i trin: Tæl, hvor mange klik og felter der skal udfyldes, fra et bilag uploades, til det er bogført, og hvor mange banktransaktioner der afstemmes uden hjælp.

Pleo peger på, at automatisk bankafstemning sparer tid og reducerer fejl dramatisk, og at kvitteringer, der scannes fra mobilen og kategoriseres automatisk, kan lande direkte hos bogføreren. Dinero oplyser tilsvarende, at moms kan bogføres og indberettes direkte fra programmet, og at man får besked i realtid, hvis systemet finder en fejl.

Automatisering: e-conomic, Dinero og Billy

Dynaccounts bilagstest: point for automatisk aflæsning

Afklar om regnskabet skal hænge sammen med lager, salg og andre systemer

Har du fysiske varer, ændrer det kravbilledet. Undersøg, om lagerstyringen er indbygget, og om den understøtter FIFO med beregning af vareforbrug og kostpriser, indkøbsstyring med genbestilling samt batch- og serienumre.

Det er præcis de punkter, Dynaccount opstiller i deres sammenligning af lagerstyring, hvor de også skelner mellem en indbygget løsning og en tredjepartsløsning. I e-conomics tabel er lagerstyring markeret hos e-conomic og Dinero, mens Billys lagerstyring sker som integration til Rackbeat.

Er lager, salg og regnskab fordelt på forskellige systemer, skal integrationerne tjekkes. e-conomic oplyser +240 integrationer, Dinero +170 og Billy +70 i deres sammenligningstabel.

Til større behov findes egentlige ERP-systemer som Odoo, Uniconta og Saldi.

Odoo beskrives som et ERP-system, der samler økonomi, lager, CRM og produktion i én platform. Uniconta beskrives med integreret økonomi, lager, CRM, projekt og produktion.

Saldi beskrives som et dansk ERP-system, der samler regnskab, ordre, salg og lager, og som er målrettet virksomheder med 10-100 ansatte.

Lav en liste over de værktøjer, du allerede bruger – tidsregistrering, betalingsløsning, webshop – og afklar, om data flyder automatisk mellem dem og regnskabet.

Pleo peger på, at integrationer til dine andre værktøjer er nøglefunktioner, hvis du vil undgå dobbeltarbejde. Dinero fremhæver, at man kan forbinde sine systemer til regnskabet og dermed slippe for manuelle overførsler og tastefejl.

Antal integrationer ifølge e-conomic

Tjek support, revisoradgang og samarbejde i hverdagen

Sammenlign support på konkrete parametre: telefonsupport, chatsupport og dedikeret support til revisorer og bogholdere.

e-conomics tabel viser, at e-conomic og Billy har telefonsupport, mens Dinero er markeret uden.

Chatsupport har alle tre. Dedikeret support til revisor/bogholdere har kun e-conomic.

Åbningstiderne varierer. Dinero oplyser, at deres chatbot svarer hele døgnet, og at supportere er tilgængelige kl. 8-22, mens Stadsrevisionen oplyser, at deres egen support er åben 08-21 alle ugens dage.

Bogfører du typisk om aftenen eller i weekenden, er svartider og åbningstider et reelt kriterium.

Afklar adgangen for din revisor eller bogholder, før du vælger. Gratis revisoradgang har alle tre programmer ifølge e-conomics tabel, og Stadsrevisionen nævner adgang til eksterne data som en funktion i de mere avancerede systemer.

Test, at en ekstern bruger kan få den rolle og de rettigheder, de skal bruge, og at adgangen nemt kan fjernes igen, hvis samarbejdet ophører.

Support og revisoradgang

Sikr at systemet opfylder formelle krav til digital bogføring

Kontrollér først, at systemet kan opfylde bogføringslovens krav til digital registrering og opbevaring. Den nye bogføringslov blev vedtaget den 19. maj 2022 og trådte i kraft den 1. juli 2022.

Selskaber skulle leve op til kravene fra den 1. juli 2024. Personligt ejede virksomheder med en omsætning på over 300.000 kr. to år i træk og foreninger med erhvervsmæssig aktivitet og en omsætning på over 300.000 kr. to år i træk skal leve op til dem fra den 1. januar 2026.

Er du omfattet, skal virksomheden registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag i et digitalt bogføringssystem. Selskaber har desuden oplysningspligt om, hvilket bogføringssystem virksomheden anvender eller har anvendt, ved indsendelse af årsrapport.

Registrering og opbevaring kan enten ske i et registreret bogføringssystem eller i et andet digitalt bogføringssystem, der lever op til de samme krav.

Spørg udbyderen, om systemet står i Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Bogføringslovens § 2 beskriver, hvilke paragraffer digitale standard bogføringssystemer skal opfylde for at blive registreret i fortegnelsen, og det er kun Erhvervsstyrelsen, der kan verificere og godkende systemer til listen.

Er systemet ikke registreret, er det din egen pligt at sikre og kunne dokumentere over for en revisor, at kravene er overholdt. Erhvervsstyrelsens vejledning henviser til bekendtgørelsen om krav til digitale standard bogføringssystemer og bekendtgørelsen om anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer.

Tidslinje for digital bogføring

Afprøv programmerne med dine egne bilag og arbejdsgange

Brug udbydernes demo, gratis version eller prøveperiode, før du beslutter dig.

e-conomics sammenligning viser, at e-conomic har en demo, mens Dinero og Billy har en gratis version – udgaver du kan begynde at arbejde i uden at betale.

Testen skal foregå med dine egne data og de opgaver, du har hver måned: Opret og send en faktura, upload et bilag som PDF og en fotograferet kvittering, og se hvor mange felter systemet selv udfylder.

Afstem en måneds banktransaktioner, kør en momsrapport og et rapportudtræk til ledelsen.

Lad også revisor eller bogholder teste adgangen og arbejdsgangene, og send et supportspørgsmål i åbningstiden for at måle svartiden.

Så opdager du mangler i funktioner, rapportformater og adgangsrettigheder, inden dine data flyttes over.

Testprogram: sådan afprøver du regnskabsprogrammet

Træf beslutningen ud fra behov og krav – ikke ud fra en rangliste

Vægt dine egne krav højere end andres point. To af tabellerne, der sammenligner programmerne, er lavet af udbydere selv.

e-conomics tabel har e-conomic som vinder på flere punkter, og Dynaccounts sammenligning giver Dynaccount flest point i både lagerstyring og automatisk bogføring. Pointmodeller og kriterier er valg, du kan kopiere eller forkaste.

Programmerne er bygget til forskellige virksomheder. Ifølge Dynaccounts egen oversigt passer Dynaccount til små og mellemstore virksomheder, der selv vil stå for den daglige bogføring og samle regnskab og drift.

Billy passer til selvstændige og mindre virksomheder, der ønsker en enkel måde selv at fakturere, bogføre og afregne moms. Dinero passer til iværksættere og selvstændige, der selv håndterer den daglige bogføring.

e-conomic passer til virksomheder, der vil kunne tilpasse løsningen og bruge integrationer eller samarbejde tæt med en revisor eller bogholder. Uniconta passer til virksomheder, der vil samle økonomi, salg og drift og har behov ud over basal bogføring.

Stadsrevisionen peger på brugervenlighed, funktionalitet og pris som de faktorer, der afgør vurderingen.

Vægt konkrete kriterier som virksomhedens størrelse, branche, antal brugere og måde at arbejde på. Pleo formulerer det som, at valget afhænger af dine vigtigste udfordringer, din måde at arbejde på, hvor godt systemet spiller sammen med dine nuværende værktøjer, og hvad den samlede pris bliver over 2-3 år.

Klarer to programmer dine must-have-krav i testen, kan nice-to-have-funktioner, supportforhold og det samlede årsbeløb afgøre.

Antallet af aktive virksomheder kan indgå som et blødt signal: e-conomic oplyser +300.000 aktive virksomheder, Dinero +79.000 og Billy +60.000 i e-conomics tabel.